E-mailen van vertrouwelijke bestanden: reden voor ontslag?

U heeft als werknemer wellicht eens zonder nadenken vertrouwelijke stukken naar uw eigen e-mailadres verstuurd. In beginsel is dit toegestaan, tenzij anders overeengekomen. Echter blijkt dat niet elke werkgever hiervan gediend is. In deze blog bespreek ik een recente uitspraak van de rechtbank Limburg waarin de vraag centraal staat of het e-mailen van vertrouwelijke stukken naar zichzelf een dringende reden voor ontslag op staande voet oplevert, dan wel een ontbinding van de arbeidsovereenkomst rechtvaardigt.

E-mailverkeer

Op 16 september 2016 heeft werkgever aan werknemer medegedeeld het dienstverband te willen beëindigen, onder andere wegens disfunctioneren. Diezelfde dag heeft werknemer het beëindigingsvoorstel per e-mail ontvangen. Werknemer reageerde op dit voorstel door te melden dat hij zich beschikbaar hield voor het verrichten van werk, waarop werkgever aangaf dat hij daarvan is vrijgesteld.

Vertrouwelijke bestanden

Werknemer maakte per e-mail bezwaar tegen deze vrijstelling. Merkwaardig is dat werknemer, op diezelfde dag, vier bestanden naar zijn eigen zakelijke e-mailaccount heeft gestuurd. Dit waren vertrouwelijke bestanden met contactgegevens van klantrelaties van werkgever. Werkgever nam hiervan kennis op 20 september 2016 waarna hij werknemer op het matje riep. Volgens werkgever heeft werknemer toen gezegd slechts één bestand naar zijn e-mailaccount te hebben gestuurd. Na onderzoek te hebben gedaan, kwam werkgever erachter dat er niet één, maar vier bestanden waren verstuurd. Op 27 september 2016 vond er een vervolggesprek plaats en op 29 september 2016 werd medegedeeld dat werknemer op staande voet is ontslagen.

Ontslag op staande voet

Ontslag op staande voet is op grond van artikel 7:677 lid 1 BW mogelijk in het geval van een dringende reden die onverwijld (direct) aan werknemer wordt medegedeeld. Als dringende reden worden daden, eigenschappen of gedragingen van werknemer beschouwd die ten gevolge hebben dat van werkgever redelijkerwijs niet kan worden verwacht de arbeidsovereenkomst te laten voortduren.

Onrechtmatige concurrentie

Werkgever concludeerde dat werknemer de vertrouwelijke bestanden naar zichzelf heeft gemaild met de intentie om achteraf onrechtmatig concurrentie tot stand te brengen. Daarnaast loog werknemer volgens werkgever over het aantal verstuurde bestanden en is door hem geen goede verklaring afgegeven. Dit levert volgens werkgever een dringende reden voor ontslag op staande voet op.

Bestanden voor bespreking?

Werknemer verweert zich door te stellen dat hij twee van de verstuurde bestanden nodig had voor een bespreking met een klant. De andere twee bestanden had hij naar eigen zeggen nodig om de omvang van zijn concurrentie/relatiebeding te beoordelen. In het beëindigingsvoorstel stond namelijk dat hij zich aan dit beding moest houden.

Dringende reden?

De vraag die de rechtbank in deze zaak heeft moeten beantwoorden, is of er daadwerkelijk sprake is van een dringende reden voor ontslag op staande voet. Hierbij heeft de rechtbank de omstandigheden van het geval in onderlinge samenhang in aanmerking genomen.

Persoonlijke omstandigheden

Tot deze omstandigheden behoren onder andere de persoonlijke omstandigheden van werknemer zoals zijn leeftijd, de aard en duur van het dienstverband en de gevolgen van het ontslag op staande voet. Deze omstandigheden dienen te worden afgewogen tegen de ernst van de dringende reden.

Geen e-mailverbod geschonden

De rechtbank stelt voorop dat ontslag op staande voet nooit te vlug mag worden aangenomen. Enkel een vermoeden, kan niet leiden tot een dergelijk ontslag. Het ontslag moet op feiten gebaseerd zijn. Ter zitting is duidelijk geworden dat er geen regels bestaan die het verbieden om bestanden naar een zakelijk e-mailadres te versturen. Het versturen van de bestanden door werknemer levert geen schending van een regel op en daarmee ook geen onrechtmatigheid.

Geen verspreiding onder derden

Ook is niet gebleken dat werknemer de bestanden heeft verspreid onder derden, of dat hij de bestanden daadwerkelijk ten nadele van werkgever heeft gebruikt. Dat werknemer de intentie had om met de bestanden onrechtmatig concurrentie in stand te brengen is slechts een vermoeden van de werkgever. De rechtbank is derhalve van oordeel dat er geen sprake is van een dringende reden die een ontslag op staande voet rechtvaardigt. De arbeidsovereenkomst blijft voortduren nu het ontslag op staande voet niet rechtsgeldig blijkt te zijn. Maar de zaak is daarmee nog niet afgedaan.

Ontbinding van de arbeidsovereenkomst

Werkgever heeft namelijk bij wijze van tegenverzoek verzocht de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Een arbeidsovereenkomst kan op grond van artikel 7:669 lid 1 BW in verbinding met artikel 7:671b lid 1 BW worden ontbonden indien daar een redelijke grond voor is en herplaatsing van werknemer binnen een redelijke termijn niet mogelijk is. Werkgever heeft als eerste grond aangevoerd dat werknemer met het versturen van de vertrouwelijke bestanden naar zichzelf ernstig verwijtbaar heeft gehandeld. Als tweede grond heeft hij aangevoerd dat er sprake is van een verstoorde arbeidsverhouding.

Geen redelijke grond

De rechtbank ging niet mee in het eerste, omdat al eerder was vastgesteld dat werknemer niet in strijd met een bestaande regel heeft gehandeld of de bestanden onder derden heeft verspreid. Daarnaast is niet gebleken dat de bestanden ten nadele van werkgever zijn gebruikt. Ook is niet aangetoond dat werknemer de intentie daartoe had.

Wel verstoorde arbeidsverhouding

De rechtbank is echter wel van oordeel dat er sprake is van een verstoorde arbeidsverhouding. De verklaringen die werknemer gaf voor de noodzaak om bestanden naar zichzelf te sturen waren niet logisch. Werknemer had twee van de bestanden nodig voor een bespreking met een klant, terwijl hij was vrijgesteld van arbeid. Daarnaast bestaat er een programma waarin de bestanden te allen tijde te raadplegen zijn. Het versturen ervan naar een eigen e-mailadres is overbodig aangezien werknemer te allen tijde toegang heeft tot dat programma.

Argwaan bij werkgever

Daarnaast had werknemer de bestanden naar zichzelf gestuurd nadat hij net te horen had gekregen dat werkgever de arbeidsovereenkomst met hem wilde beëindigen. De rechtbank begrijpt dat dit argwaan bij werkgever heeft opgewekt en het vertrouwen daardoor ernstig is geschaad. Volgens de rechtbank is er dan ook sprake van een duurzaam verstoorde arbeidsverhouding, hetgeen een redelijke grond voor ontbinding oplevert. Met ingang van 1 april 2017 wordt de arbeidsovereenkomst daarom ontbonden. Aan werknemer wordt een transitievergoeding toegekend en partijen dragen ieder hun eigen proceskosten.

Toch maar niet versturen?

Een logische eerste gedachte is dat het versturen van vertrouwelijke bestanden naar uw eigen e-mailadres geen kwaad kan. Het account is immers beveiligd met een sterk wachtwoord dat u als enige kent. Uit de hierboven besproken zaak blijkt echter dat het grote gevolgen met zich mee kan brengen. Nu is het uiteraard wel zo dat de omstandigheden in deze zaak heel specifiek zijn, zeker omdat dit voorval gebeurde nadat werkgever had aangegeven de arbeidsrelatie te willen beëindigen en werknemer bovendien was vrijgesteld van arbeid. Deze combinatie van feiten maakten dat de werkgever argwaan mocht hebben tegenover werknemer.